מאגר מתכננים ברשות מקומית: איך הוא עובד ואיך בוחרים ממנו
הפנייה מגיעה בדוא"ל: הרשות מבקשת הצעה לתכנון מבנה, ומצרפת תיאור עבודה ומועד הגשה. מכרז פומבי לא פורסם, ובכל זאת כמה משרדים קיבלו את אותה פנייה באותו יום. כך נראה מאגר מתכננים מהצד של המתכנן. מהצד של הרשות זו רשימה של משרדי תכנון ויועצים שנבדקו מראש ונמצאו מתאימים, ערוכה לפי תחומי התמחות. כשעולה צורך בעבודת תכנון, הרשות פונה לכמה מציעים מתוך הרשימה, משווה את ההצעות לפי אמות מידה שנקבעו מראש, ומתעדת את ההחלטה.
מאת אדריכל רועי רמון, מייסד רמון אדריכלים. ותק של למעלה מ-20 שנה בתכנון מבני ציבור, משרדים ומבני מסחר.
כתבתי את המאמר למהנדסי רשויות, למנהלי רכש ולאדריכלים ששוקלים להירשם. אנחנו ברמון אדריכלים רשומים במאגרים של רשויות מקומיות וחברות עירוניות ומקבלים מהם פניות, ולכן המנגנון מתואר כאן משני הצדדים: מה נדרש מהרשות כדי שהמאגר יעבוד, ומה רואה המשרד שמקבל את הפנייה. על השלב שבא אחר כך - ניסוח תנאי הסף ואמות המידה לפרויקט מסוים - כתבתי במאמר מכרז מתכננים ברשות מקומית: תנאי סף ואמות מידה לאיכות.
הבסיס: נוהל משרד הפנים וועדת ההתקשרויות
הנוהל
המאגר אינו המצאה של הרשות. הוא נשען על תקנה 3(8) לתקנות העיריות (מכרזים), התשמ"ח-1987, שפוטרת ממכרז חוזה לביצוע עבודה מקצועית הדורשת ידע ומומחיות מיוחדים, או יחסי אמון מיוחדים, ומונה עבודות תכנון כדוגמה. הוראות מקבילות חלות על מועצות מקומיות ועל מועצות אזוריות, בתוספות לצווי המועצות.
את הדרך שבה משתמשים בפטור קובע "נוהל התקשרויות לביצוע עבודה מקצועית הדורשת ידע ומומחיות מיוחדים או יחסי אמון מיוחדים בפטור ממכרז", שפורסם בחוזר מנכ"ל משרד הפנים 8/2016 ותוקן בחוזר מנכ"ל 5/2017. בנוהל המאגר נקרא "רשימת מציעים". חברות כלכליות ותאגידים עירוניים פועלים לפי נוהלי ההתקשרות שלהם, ורבים מהם מנהלים מאגר במתכונת דומה.
ועדת ההתקשרויות
את הרשימה ואת ההתקשרויות מתוכה מנהלת ועדת התקשרויות. לפי הנוהל חברים בה מנכ"ל הרשות או נציגו, שמשמש יושב ראש, גזבר הרשות והיועץ המשפטי, או נציגיהם. הוועדה יכולה לכלול גם את מנהל היחידה שההתקשרות נמצאת בתחום אחריותה.
בעבודות תכנון זה בדרך כלל מהנדס הרשות, והוא הגורם המקצועי של המאגר: הוא מגדיר את התחומים, מציע את תנאי הסף המקצועיים ומחווה דעה על ההצעות.
איך מקימים מאגר
הודעה פומבית
המאגר נפתח בהודעה פומבית של הוועדה על כוונתה לערוך רשימת מציעים. בפועל זה קול קורא באתר הרשות. מי שרוצה להיכלל ברשימה מגיש בקשה בכתב, עם הפרטים והמסמכים שנדרשו, והוועדה מחליטה אם הוא מתאים.
תחומים
הנוהל מדבר על רשימות "הערוכות לפי סוגים". איך לחלק - את זה הוא משאיר לרשות. זו ההחלטה שמשפיעה יותר מכל על איכות המאגר, ולכן הקדשתי לה פרק נפרד בהמשך.
תנאי סף
תנאי הסף למאגר שונים מתנאי הסף לפרויקט מסוים. במאגר בודקים התאמה כללית לתחום: רישום ורישוי מקצועי, ותק, ניסיון בסוג העבודה והיעדר ניגוד עניינים. דרישות שנגזרות מפרויקט - היקף, מורכבות, הרכב צוות - מקומן בפנייה הפרטנית. מאגר שדורש בכניסה את מה שדורש פרויקט גדול נשאר עם מעט משרדים, וחסר אותם בדיוק בעבודות הקטנות.
פרסום ועדכון
לפי הנוהל הרשימה מנוהלת באופן ממוכן, מתפרסמת ופתוחה לעיון הציבור באתר הרשות. הנוהל גם מחייב לעדכן אותה. את התדירות קוראים בנוסח התקף שבידי היועץ המשפטי של הרשות. מאגר שנשאר פתוח להצטרפות כל השנה פותר את רוב הבעיה: משרד חדש אינו ממתין לקול הקורא הבא.
הגדרת תחומים - מה נעשה: רשימת תחומים ותתי-תחומים לפי סוגי העבודות הצפויות; מי אחראי: מהנדס הרשות, ועדת ההתקשרויות
קול קורא - מה נעשה: הודעה פומבית, תנאי סף ורשימת מסמכים לכל תחום; מי אחראי: ועדת ההתקשרויות
בדיקת בקשות - מה נעשה: בדיקת מסמכים והחלטה על הכללה ברשימה; מי אחראי: ועדת ההתקשרויות, בסיוע גורם מקצועי
פרסום - מה נעשה: רשימה ממוכנת, פתוחה לעיון באתר הרשות; מי אחראי: הרשות
עדכון - מה נעשה: צירוף מציעים חדשים, עדכון פרטים, גריעת מי שאינו פעיל; מי אחראי: ועדת ההתקשרויות
איך מחלקים את המאגר לתתי-תחומים
תחום אחד בשם "אדריכלות" רחב מדי. נכנסים אליו משרד שמתמחה במבני חינוך, משרד שעוסק בשימור ומשרד שמתכנן בעיקר מגורים. כשהרשות פונה לכמה מציעים מתוך תחום כזה, חלקם אינם מתאימים לעבודה. על הנייר נערכה פנייה תחרותית. בפועל התחרות קטנה בהרבה.
חלוקה אפשרית של תחום האדריכלות:
מבני חינוך - גני ילדים, מעונות יום, בתי ספר, תוספות ושיפוצים במוסדות קיימים.
מבני ציבור - מבני קהילה, רווחה, דת, ספורט ותרבות, ומשרדי הרשות.
שימור - תיקי תיעוד, תכנון במבנים לשימור וליווי ביצוע.
אדריכלות נוף - שטחים ציבוריים פתוחים, חצרות מוסדות ופיתוח.
תכנון עיר - תכניות מפורטות, בדיקות תכנוניות ופרוגרמות.
ליווי ופיקוח - פיקוח עליון, בקרת תכנון ובדיקת תכניות.
כמה לפרט? שלושה כללים עוזרים להחליט. תת-תחום מוצדק כשהניסיון שנדרש בו שונה מהותית מהניסיון בתחום השכן. תת-תחום צריך לכלול מספיק משרדים כדי לקיים פנייה תחרותית וסבב. ומשרד רשאי להירשם לכמה תתי-תחומים, אם הוא עומד בתנאי הסף של כל אחד מהם. על סוגי המבנים עצמם אפשר לקרוא בעמוד תכנון מבני ציבור לרשויות מקומיות.
איך פונים מהמאגר
פנייה לכמה מציעים
הנוהל קובע פנייה תחרותית לכמה מציעים מתוך הרשימה, ואינו מסתפק במציע יחיד. הוא קובע גם את המספר המינימלי, וגם מה עושים כשמתקבלות מעט מדי הצעות. את המספרים קוראים בנוסח התקף. רשויות רבות מוסיפות בנוהל פנימי מספר קבוע של נמענים לכל פנייה.
סבב הוגן
לפי הנוהל הפנייה נעשית "ככל הניתן בסבב מחזורי ובאופן הוגן". זה המשפט שמבדיל מאגר מרשימת טלפונים. המשמעות המעשית: הרשות מנהלת רישום של מי קיבל פנייה ומתי, בכל תת-תחום בנפרד, ובוחרת את הנמענים הבאים לפי הרישום - לא לפי זיכרון ולא לפי היכרות.
סבב הוגן אינו אומר שכל משרד מקבל כל פנייה. הוא אומר שלאורך זמן כל משרד מתאים מקבל הזדמנות, ושהרשות יכולה להראות את זה במסמך.
אמות מידה ונימוק
לפני הפנייה הוועדה קובעת את אמות המידה שלפיהן תיבחר ההצעה, וככל הניתן גם את המשקל של כל אחת. ההחלטה מנומקת ונרשמת בפרוטוקול. גם החריג מתועד: החלטה לבחון הצעות שלא מתוך הרשימה מתקבלת מטעמים מיוחדים שנרשמים בפרוטוקול.
תיעוד ופרסום
לפי הנוסח המתוקן, ההחלטות המנומקות של הוועדה מתפרסמות באתר הרשות בתוך 15 ימי עבודה ממועד ההחלטה. אחת לשנה מתפרסם באתר דוח על המציעים שהרשות התקשרה איתם במסלול הפטור בשנה החולפת. מי שרשום במאגר יכול אפוא לבדוק בעצמו איך חולקו העבודות.
יתרונות וסיכונים
יתרונות
מהירות - בדיקת הכשירות נעשתה מראש, והפנייה הפרטנית עוסקת רק בעבודה עצמה.
היכרות - הרשות מכירה את המשרדים, והמשרדים מכירים את נוהלי הרשות, את מחלקותיה ואת דרישות ההגשה שלה.
התאמה - מאגר שחולק היטב מאפשר לפנות למשרדים שהניסיון שלהם תואם את סוג המבנה.
שקיפות - הרשימה, ההחלטות והדוח השנתי גלויים לציבור.
סיכונים
מאגר לא מעודכן - משרדים שנסגרו או שינו תחום נשארים ברשימה, ומשרדים חדשים אינם מצטרפים. הפנייה מגיעה לנמענים שאינם משיבים.
חלוקה לא שוויונית - בלי רישום סבב, הפניות חוזרות לאותם משרדים. הרשות מאבדת תחרות, וגם חשופה לטענות.
תחומים רחבים מדי - הפנייה מגיעה למשרדים שאינם מתאימים, וההצעות אינן בנות השוואה.
תנאי סף גבוהים או נמוכים מדי - הראשונים מצמצמים את המאגר עד שאין בו תחרות. האחרונים ממלאים אותו במשרדים שאי אפשר לפנות אליהם בפועל.
פנייה בלי הגדרת עבודה - כשהיקף השירותים אינו מוגדר, כל מציע מתמחר עבודה אחרת.
את הסיכון האחרון אנחנו פוגשים כמציעים יותר מכל האחרים. פנייה שמצורפים אליה פרוגרמה, נתוני מגרש ורשימת שלבים מניבה הצעות שאפשר להשוות. את רצף השלבים תיארתי במדריך תהליך תכנון מבנה ציבור ברשות מקומית.
מה כדאי לבקש ממתכנן בפנייה פרטנית
המסמכים הכלליים כבר נמצאים בתיק המאגר, ואין טעם לבקש אותם שוב. הפנייה הפרטנית צריכה לעסוק בפרויקט עצמו:
ניסיון רלוונטי - פרויקטים מאותו סוג ובהיקף דומה, עם ציון השלב שאליו הגיעו ואיש קשר אצל המזמין.
צוות - מי האדריכל האחראי ומי מנהל את הפרויקט במשרד ביום-יום.
הבנת העבודה - התייחסות קצרה לפרוגרמה, למגרש ולאילוצים שהמתכנן מזהה.
היקף השירותים - אילו שלבים כלולים, אילו יועצים באחריות המתכנן ואילו באחריות הרשות.
לוח זמנים - משך כל שלב, והנחות לגבי זמני האישור של הרשות.
זמינות - עומס העבודה הנוכחי של המשרד ומועד התחלה אפשרי.
הצהרת ניגוד עניינים - מעודכנת לפרויקט ולמגרש המסוימים.
הצעת שכר טרחה - במבנה אחיד שהרשות מכתיבה, כדי שההצעות יהיו בנות השוואה.
הסעיף השלישי שווה את המקום שלו. כשהמתכנן מתבקש להציג איך הוא מבין את העבודה, הוועדה מקבלת מידע שאינו קיים בתיק המאגר. על תפקיד האדריכל במבנים מסוג זה ראו בעמוד אדריכל מבני ציבור.
צ'קליסט לניהול מאגר מתכננים
רשימת תחומים ותתי-תחומים שתואמת את תכנית העבודה של הרשות
תנאי סף נפרדים לכל תת-תחום, מקצועיים וכלליים
הודעה פומבית וקול קורא להצטרפות
רשימה ממוכנת שמפורסמת באתר הרשות
עדכון תקופתי לפי הנוהל, כולל גריעת משרדים שאינם פעילים
רישום סבב לכל תת-תחום: מי קיבל פנייה ומתי
נוסח פנייה אחיד, עם הגדרת עבודה ומבנה הצעה אחיד
אמות מידה ומשקלות שנקבעו לפני הפנייה
פרוטוקול מנומק לכל החלטה ופרסומו באתר הרשות במועד שקובע הנוהל
דוח שנתי על ההתקשרויות במסלול הפטור
שאלות נפוצות
מהו מאגר מתכננים ברשות מקומית?
מאגר מתכננים הוא רשימת מציעים שהרשות בדקה מראש ומצאה מתאימים, ערוכה לפי תחומי התמחות. הוא משמש להתקשרויות בפטור ממכרז לפי תקנה 3(8) לתקנות העיריות (מכרזים), התשמ"ח-1987, ולפי נוהל משרד הפנים שפורסם בחוזר מנכ"ל 8/2016. את הרשימה מנהלת ועדת ההתקשרויות, והיא מתפרסמת באתר הרשות.
איך מצטרפים למאגר מתכננים?
הרשות מפרסמת הודעה פומבית, בדרך כלל כקול קורא באתר שלה. המתכנן מגיש בקשה בכתב לתחום או לתת-תחום מסוים, ומצרף את המסמכים שנדרשו: רישוי מקצועי, פירוט ניסיון ואישורים כלליים. ועדת ההתקשרויות בודקת את הבקשה ומחליטה אם לכלול את המבקש ברשימה. אפשר להירשם לכמה תחומים במקביל.
מי מנהל את המאגר ומחליט על הפניות?
ועדת ההתקשרויות של הרשות. לפי נוהל משרד הפנים חברים בה מנכ"ל הרשות או נציגו, שמשמש יושב ראש, גזבר הרשות והיועץ המשפטי, או נציגיהם, ואפשר לצרף אליה את מנהל היחידה שההתקשרות בתחום אחריותה. בעבודות תכנון מהנדס הרשות הוא בדרך כלל הגורם המקצועי שמגדיר את העבודה ומחווה דעה על ההצעות.
כל כמה זמן מעדכנים את המאגר?
הנוהל מחייב את הרשות לעדכן את רשימת המציעים, ואת התדירות קוראים בנוסח התקף שלו. עדכון כולל צירוף מציעים חדשים, תיקון פרטים וגריעת משרדים שאינם פעילים. רשויות שמשאירות את המאגר פתוח להצטרפות כל השנה מעדכנות אותו באופן שוטף, ומפרסמות את הרשימה המעודכנת באתר שלהן.
האם הרשות חייבת לפנות לכל המשרדים שבמאגר?
לא. הנוהל קובע פנייה תחרותית לכמה מציעים מתוך הרשימה, ככל הניתן בסבב מחזורי ובאופן הוגן. לכן הרשות מנהלת רישום של הפניות בכל תת-תחום, ובוחרת לפיו את הנמענים הבאים. הנוהל קובע גם מה עושים כשמתקבלות מעט מדי הצעות, ואת הפרטים קוראים בנוסח התקף.
במה שונה פנייה מהמאגר ממכרז פומבי?
מכרז פומבי פתוח לכל מי שעומד בתנאי הסף, ומתפרסם מחדש לכל פרויקט. בפנייה מהמאגר בדיקת הכשירות הכללית נעשתה מראש, והרשות פונה רק לכמה מציעים רשומים. גם כאן נדרשות אמות מידה שנקבעו מראש והחלטה מנומקת בפרוטוקול, וההחלטה מתפרסמת באתר הרשות בתוך 15 ימי עבודה.
מה עושים כשבתת-תחום יש מעט מדי משרדים?
בודקים שלושה דברים: אם תנאי הסף גבוהים מהנדרש, אם הגדרת תת-התחום צרה מדי, ואם הקול הקורא הגיע למשרדים הרלוונטיים. אפשר לאחד את תת-התחום עם תת-תחום קרוב, או לפרסם הודעה פומבית מחודשת. בלי מספיק מציעים רשומים אי אפשר לקיים פנייה תחרותית וסבב הוגן.
איך רמון אדריכלים מלווים
אנחנו ברמון אדריכלים מתכננים מבני ציבור ומבני חינוך לרשויות מקומיות ולחברות עירוניות בפריסה ארצית, ורשומים במאגרי מתכננים של רשויות. בפנייה פרטנית אנחנו מגישים הצעה שמפרטת את היקף השירותים, את הצוות ואת לוח הזמנים, ומעירים על הגדרת העבודה כשחסר בה מידע. רשויות שמקימות או מעדכנות מאגר מוזמנות להתייעץ איתנו על הגדרת תתי-התחומים באדריכלות ועל תנאי הסף המקצועיים.
ליצירת קשר: טלפון 08-9454747, דוא"ל ramon@ramonarchitects.com, או דרך עמוד יצירת הקשר.
המאמר מציג מידע כללי. הוא אינו תחליף לייעוץ מקצועי ומשפטי פרטני ולבדיקת הנוסח העדכני של נוהל משרד הפנים, של חוזרי המנכ"ל ושל תקנות המכרזים במועד ההתקשרות.